In questo giorni di Smart Working sto sperimentando l’autogestione.

Lavorare 8 ore al giorno, scandisce la giornata in una maniera tale che ti consente una buona gestione.

Sai che devi svegliarti presto la mattina, litigare con il tizio che ha parcheggiato di fronte al tuo garage, prendere la tua automobile e farti un’oretta di viaggio fino a lavoro. La sera rifai il percorso contrario, e vai a dormire presto.

Ma se la mattina dopo non devi andare in ufficio, perché andare a dormire prima e svegliarti presto la mattina? L’importante è che alle 9:00 sei di fronte al tuo PC, leggi le email e inizi a lavorare.

L’organismo ha bisogno di equilibrio

Mantenere sempre gli stessi orari, aiuta a dormire meglio. Con le giuste ore di sonno, il cervello resterà concentrato più a lungo e si attiverà prima alla mattina.

Aiuta molto svegliarsi sempre alla stessa ora e quindi anche andare a dormire in orario. Certo lo strappo alla regola ci può stare ma, non deve diventare un’abitudine.

Scandire con precisione i ritmi lavorativi

Anche se siamo a casa, e le distrazioni sono molteplici, dobbiamo sforzarci di rimanere concentrati. Durante l’orario di lavoro, mentre siamo in ufficio, non abbiamo modo di fare il bucato. Perché a casa, mentre si sta lavorando, non dovrebbe essere lo stesso?

Lo stesso discorso però vale anche al contrario. Una volta terminato il normale orario di lavoro, bisogna “staccare”. Rispondere alle email alle 22 è una pessima abitudine, se possiamo, facciamolo la mattina seguente alle 9.

Un collega che si vede arrivare un’email a quella tarda ora, oltre a preoccuparsi, potrebbe anche un po’ odiarci. Anche perché, sicuramente avrà l’email di lavoro configurata sullo smartphone.

Per questo si consiglia di silenziare sempre le notifiche (almeno delle email) dopo le 21.

Teniamo conto delle nostre attività

Mi trovo molto bene nel segnarmi le cose che ho fatto. Ogni task svolto, per quale cliente e quanto tempo ho impiegato. In ufficio utilizziamo Monday che integra anche dei piccoli cronometri con cui conteggiare le nostre attività.

In questo modo, oltre a capire quanto tempo abbiamo lavorato, sapremo anche in che giorno e a che ora abbiamo fatto cosa.

Oltretutto, mettere le cose per iscritto, aiuta la mente a mantenersi sgombera e organizzata.

Stabilite un unico canale di comunicazione

Sembrerà stupido, ma la maggior parte delle volte, spreco moltissimo tempo a cercare di reperire i materiali e le cose da fare tra i vari canali. Apro le email, consulto Slack, poi cerco su WhatsApp e scorro le cartelle di Google drive.

Ovviamente, metodologie e convenzioni, dipendono anche dai propri colleghi e collaboratori. Ma quando organizziamo il materiale nel nostro archivio, una volta che lo abbiamo trovato, cerchiamo sempre di raggruppato nel modo migliore possibile. Perdere un po’ di tempo in all’inizio, ce ne farà risparmiare moltissimo in futuro.

Promemoria e notifiche

Cercare di prevedere eventuali tempistiche delle cose da fare, oltre ad essere un ottimo esercizio di autogestione, aiuta anche a non dimenticare appuntamenti più o meno importanti.

Mi è capitato più volte di utilizzare Google Keep per impostare promemoria e notifiche rapide.

Quando sono impegnato in qualcosa, e mi viene in mente un’attività che devo assolutamente fare tra qualche ora, creo un promemoria su Keep e lo pianifico per un orario in cui so che sarò libero.

A quel punto posso liberare la mente da quell’attività perché so che mi arriverà una notifica non appena dovrò svolgerla.

Progetti futuri

Ogni tanto appena sveglio, nella mia mente prende forma qualche bizzarra idea, su progetti futuri o nuove funzionalità su progetti già fatti.

Se non ho tempo di svilupparla quel giorno, me la appunto sull’iPad e nel weekend (quando in genere sono più rilassato) mi rileggo gli appunti.

Passo qualche minuto su ogni idea che ho appuntato e cerco di scartare quelle più assurde e irrealizzabili. Per le altre, le sviluppo, creando anche solo i diagrammi che poi diventeranno codice vero e proprio.

In questo periodo per esempio, sto iniziando a progettare un’app con tutti gli strumenti elencati in questo post.